О расходах на печать

Несмотря на энергичное развитие электронных средств отображения информации, а также принятие соответствующего закона, современные компании отнюдь не сократили печать. Надо сказать, что расходы на этот вид деятельности представляются довольно ощутимой статьей затрат. Именно поэтому вопрос оптимального расходования средств на печать на сегодняшний день встает особенно остро.

Самое логичное, что может предпринять компания, желая оптимизировать подобные расходы, - использовать принудительно режим экономичной печати, позволяющий расходовать меньше тонера, а также для черновых вариантов использовать более дешевую бумагу. Или же, например, некоторые фирмы используют один принтер для внешних документов, а для внутренних задач, в том числе черновиков, - другой. В данном случае во второе устройство может быть вложена более дешевая или уже использованная ранее бумага. Реализовать можно такую схему работы и на одном устройстве, в том случае если у вас имеется принтер с двумя лотками подачи.

Вопрос дифференциации заданий решается просто. Обычно для этого в программном обеспечении, поставляющемся с принтером, предусмотрены соответствующие инструменты. Можно также использовать виртуальный драйвер, установить который может опытный администратор. Чтобы разделить документы по категориям, к примеру, можно разрешить печатать высокого качества исключительно с компьютера руководителя. Если старший менеджер в подразделении не имеет свободного времени для выполнения таких обязанностей или часто бывает за пределами офиса, можно поступить проще, оставив сотрудникам возможность печатать документы бизнес-качества со своего компьютера, но установив по умолчанию тот принтер, в лотке которого лежит черновая бумага. В этом случае сотруднику придется совершать дополнительные шаги для печати высококачественных документов, а значит, работа в основном будет происходить на черновиках.

Как видно, существует множество вариантов оптимизировать расходы на печать. Это можно сделать как с использованием новой техники, отличающейся пониженным энергопотреблением и позволяющей ограничивать возможности для младших менеджеров в уже существующей инфраструктуре, просто вводя ограничения на данные действия. Даже при сторонних исполнителях задач всегда можно оптимизировать затраты, правильно сформулировав заказ и выбрав подходящего партнера. И если уделить данному вопросу достаточно внимания, расходы на печать никогда не отяготят бюджет.